XERPIUM TRAVEL

Ringkasan

Ekosistem Manajemen Travel Haji & Umroh

XERPIUM TRAVEL adalah solusi ERP lengkap untuk biro perjalanan haji & umroh — dari paket, pendaftaran jamaah, keberangkatan, dokumen, perlengkapan, hingga akuntansi & dashboard real-time.

📅

PAKET

Reguler, Plus, VIP

👤

JAMAAH

Registrasi & Dokumen

✈

DEPARTURE

Keberangkatan & Kepulangan

💰

PAYMENT

DP, Angsuran, Lunas

Master Data

Data Master Travel

🏠

Hotel & Penerbangan

Hotel Makkah & Madinah — Bintang 2-5*, jarak ke masjid (meter), fasilitas, kapasitas kamar
Maskapai — Garuda Indonesia, Saudi Airlines — no penerbangan, tipe (go/return/both)
Rute — Origin (Jakarta/Surabaya), destination (Jeddah/Madinah), transit, durasi
Seat — Ekonomi & bisnis, kuota per penerbangan
Display — "Garuda Indonesia GA-981 (Jakarta → Jeddah)"

📖

Paket & Fasilitas

3 Tipe Paket — Reguler, Plus, VIP — dengan durasi hari & kuota
Hotel per Paket — Hotel berbeda untuk Makkah & Madinah, jumlah malam masing-masing
Harga per Kamar — Quad (4 pax), Triple (3 pax), Double (2 pax), Single (1 pax)
Fasilitas — Visa, tiket, hotel, muthawwif, transport, catering, asuransi, ziarah, manasik
Perlengkapan — Template per paket: koper, ihram, mukena, seragam, buku panduan

👤

Jamaah

Identitas — NIK 16 digit, tempat/tgl lahir, usia, jenis kelamin, pendidikan, pekerjaan
Passport — No, masa berlaku, status (valid/expiring/expired) — auto check 6 bulan
Visa — No, issue date, expiry date — tracking otomatis
Mahram — Untuk jamaah wanita, link ke mahram laki-laki
Kesehatan — Gol darah, rhesus, tinggi/berat, kursi roda, diet khusus
Kontak Darurat — Nama, telepon, hubungan

📝

Dokumen

9 Jenis Dokumen — KTP, Passport, Photo 3x4, Sertifikat Vaksin, Akta Nikah, Akta Lahir, KK, SK Sehat, Lainnya
Upload — File attachment, expiry date tracking
Workflow — Pending → Approved / Rejected — verifikasi user & timestamp
Re-Verifikasi — Reset ke pending jika perlu revisi
Status Dokumen — Computed: document_complete (KTP + passport + photo + vaccine approved)
Constraint — Unique per doc type per jamaah

📷

Screenshot: Master Data Travel

Hotel, Penerbangan, Paket, Jamaah, Dokumen, Perlengkapan

Departure

Keberangkatan & Kepulangan

Workflow Keberangkatan

Persiapan

→

Daftar

→

Penuh

→

Berangkat

→

Kembali

→

Selesai

Keberangkatan

Auto Code — KEP/YYYY/NNNN, per tahun
State — Draft → Open → Full → Departed → Returned → Closed + Cancelled
Dynamic Stage — 8 stages: Persiapan, Pendaftaran Dibuka, Penuh, Verifikasi Dokumen, Berangkat, Kembali, Selesai, Dibatalkan
Kuota — Dari paket, terpakai (confirmed SO), available, %
Tim — Group leader hr.employee, guides/muthawwif many2many
Penerbangan — Go flight & return flight (bisa berbeda dari paket)

Registrasi (Sale Order)

Package & Departure — Pilih paket, pilih keberangkatan, room type
Auto Price — Harga otomatis dari room type yang dipilih
Kuota Check — Validasi kuota tersedia saat konfirmasi
Payment Schedule — Auto-generate 3 term: DP 30%, Angsuran 40%, Pelunasan 30%
Invoice — One-click invoice per term, tracking total invoiced/paid/remaining
Document Status — Flag otomatis dari kelengkapan dokumen jamaah

Payment Schedule

3 Term Default — DP 30%, Angsuran 2 40%, Pelunasan 30% (configurable)
Auto Generate — Saat SO dikonfirmasi, payment schedule langsung terbuat
State — Pending → Invoiced → Paid (sync dari payment invoice)
One-Click Invoice — Buat invoice per term dengan satu klik
Overpayment Prevention — Validasi total tidak melebihi harga paket

Purchase Integration

4 PO Types — Hotel Makkah, Hotel Madinah, Flight, Visa
Wizard — Auto-fill vendor dari hotel, auto-fill line qty dari jamaah count
Duplicate Prevention — Tidak bisa buat PO type yang sama 2x
PO Tracking — Purchase count & status per departure
Auto Lines — Deskripsi produk otomatis dengan konteks departure

📷

Screenshot: Keberangkatan & Registrasi

Form Departure, Dynamic Stage Kanban, Sale Order, Payment Schedule, Purchase Wizard

Equipment

Perlengkapan & Distribusi

📦 Template Perlengkapan

Per Paket — Template perlengkapan berbeda per tipe paket (Reguler/Plus/VIP)
15+ Item — Koper, tas jinjing, tas paspor, kain ihram (pria), mukena (wanita), seragam batik, buku panduan, sandal, sabuk uang, ID card, spray, P3K
Gender-Aware — Pria dapat ihram, wanita dapat mukena — otomatis filter
Ukuran Baju — S, M, L, XL, XXL, XXXL — per jamaah

🚚 Distribusi Perlengkapan

Auto-Generate — Dari confirmed SOs per departure → lines otomatis
Workflow — Draft → Confirmed → Packed → Distributed → Cancelled
Stock Picking — Delivery order outgoing, auto-reduce inventory
Product Summary — Aggregate qty per product variant untuk packing
Per Jamaah — Distributed flag per jamaah, tracking individu
Report — Cetak daftar distribusi perlengkapan

📄 Reports

Manifest Report — Full passenger manifest: flight, hotel, team, room summary, gender summary, document status
Payment Report — Per jamaah: status bayar, total, %, summary (paid/partial/unpaid), revenue realization
Equipment Report — Product summary: qty needed/distributed, per jamaah item listing, acceptance status
Bilingual — Laporan dalam Bahasa Indonesia & Inggris

🔔 Auto Reminder

Passport Expiry — Daily cron: cek passport expiring ≤6 bulan, kirim notifikasi email
H-30 Reminder — Pengingat keberangkatan H-30 via email
H-7 Reminder — Pengingat keberangkatan H-7 via email
Document Approved — Notifikasi saat dokumen disetujui
Document Rejected — Notifikasi saat dokumen ditolak dengan catatan

📷

Screenshot: Perlengkapan & Reports

Equipment Distribution, Manifest Report, Payment Report, Equipment Report

Dashboard

Dashboard & KPI Travel

15 KPI tiles & charts — jamaah, revenue, dokumen, passport, keberangkatan — auto-refresh 5 menit.

15

KPI Items

5

Chart Types

180

Akun COA Travel

KPI Tiles

Total Jamaah — COUNT jamaah terdaftar
Total Revenue — SUM nilai SO paket
Active Departures — COUNT keberangkatan aktif
Pending Documents — COUNT dokumen belum diverifikasi
Passports Near Expiry — COUNT passport akan expired
Complete Documents — COUNT jamaah dengan dokumen lengkap
Departures This Month — COUNT keberangkatan bulan ini
Rejected Documents — COUNT dokumen ditolak

Charts

Jamaah per Paket — Horizontal bar: distribusi jamaah per tipe paket
Document Status — Doughnut: approved/pending/rejected
Departure Status — Pie: draft/open/full/departed/returned/closed
Registration Trend — Line chart: pendaftaran per bulan
Revenue Trend — Area chart: revenue per bulan
Upcoming Departures — List: keberangkatan mendatang
Passport Status — Bar: valid/expiring/expired

Accounting

Akuntansi Travel Haji & Umroh

180 akun khusus travel, 33 account groups — dari pendapatan paket hingga beban operasional. Balance Sheet, P&L, Trial Balance sesuai PSAK Indonesia dengan 9 jenis pajak.

Chart of Accounts Travel

Group	Akun Unggulan
11 Kas	Kas kecil, bank penerimaan, bank operasional
12 Piutang	Piutang jamaah, corporate, travel agent
21 Utang	Hotel Makkah, hotel Madinah, maskapai, visa
23 Deferred	DP jamaah, pendapatan tangguhan paket
41 Pendapatan	Paket tour, haji/umroh, tiket, visa, handling
51 HPP	Biaya hotel, tiket, visa, transport, katering
61 Beban	Gaji, marketing, akomodasi, perawatan, depresiasi

Pajak Khusus Travel

PPN 11% — PPN keluar/masuk standar
PPh 23 Jasa 2% — Withholding untuk vendor lokal
PPh 23 Jasa 4% — Tanpa NPWP
PPh 26 Jasa LN 20% — Pihak asing (maskapai Saudi)
PPh Final Ps.4(2) Sewa 10% — Sewa gedung
PPN JKP LN Reverse Charge 12% — Jasa luar negeri
Bea Materai Rp 10.000 — Stamp duty kontrak
Fiscal Position — Travel/Haji/Umroh Exempt (PPN exempt mapping)

Ecosystem

Integrasi Cross-Module

Travel terintegrasi penuh dengan seluruh ekosistem XERPIUM.

💰

Travel ↔ Accounting

Invoice otomatis dari payment schedule (DP, angsuran, pelunasan)
COA khusus travel: 180 akun, 33 groups, 9 jenis pajak
Balance Sheet, P&L, Trial Balance

📦

Travel ↔ Inventory

Stok perlengkapan: koper, ihram, mukena, seragam, buku
Auto picking dari equipment distribution
Lot/expiry tracking untuk obat & konsumsi

📦

Travel ↔ Purchase

PO untuk hotel Makkah, hotel Madinah, tiket, visa
Duplicate prevention per tipe per departure
Auto-fill vendor & line dari konteks departure

👥

Travel ↔ HR

Group leader & muthawwif dari hr.employee
Jadwal & penugasan tim keberangkatan
Payroll & komisi guide

📈

Travel ↔ Dashboard Studio

15 widgets: jamaah, revenue, dokumen, passport, keberangkatan
Trend registrasi & revenue per bulan
AI auto-generate dashboard

⚙

Travel ↔ Dynamic Stage

8 stages departure: Persiapan → Pendaftaran → Penuh → Berangkat → Kembali → Selesai
Kanban view per stage
Python hooks, RBAC per stage

🤖

Travel ↔ AI Assistant

Buat registrasi jamaah via natural language
Cek status dokumen & passport
Generate manifest report via chat

🏢

Travel ↔ Multi-Company

Multi-cabang travel
Konsolidasi laporan keuangan
Shared master data hotel & paket

Comparison

Mengapa XERPIUM TRAVEL?

Aspek	Sistem Manual / Spreadsheet	XERPIUM TRAVEL
Paket & Harga	Excel, hitung manual	✓ 4 room types, auto price, kuota tracking
Registrasi Jamaah	Form kertas, rekap manual	✓ Digital, NIK validasi, passport tracking
Dokumen	Fotokopi, map, sering hilang	✓ Upload, workflow approve/reject, expiry alert
Pembayaran	Buku kas, kwitansi manual	✓ Auto payment schedule, one-click invoice
Keberangkatan	Checklist manual	✓ 8 dynamic stages, kuota real-time, auto reminder
Perlengkapan	Bagi manual, sering kurang	✓ Auto generate, gender-aware, stock picking
Purchase Hotel/Tiket	PO manual, double order	✓ Wizard, duplicate prevention, auto vendor
Akuntansi	Pembukuan manual	✓ COA 180 akun, 9 pajak, GL otomatis
Dashboard	✗ Tidak ada	✓ 15 KPI, revenue trend, document status
AI Assistant	✗ Tidak ada	✓ 100+ tools, natural language

Portfolio

Portofolio Industri XERPIUM

Industri	Modul	Dashboard	Report
Inventory & WMS	275+	✓	✓
Manufacturing	230+	✓	✓
Purchase	105	✓	✓
HR & Payroll	29	✓	✓
Aerospace	10	✓	✓
Accounting	9	✓	✓
University	9	✓	✓
Distribution	8	✓	✓
Koperasi	8	✓	✓
Retail & POS	7+	✓	✓
Gold Mining & Refinery	7	✓	✓
Aviation	6	✓	✓
Coal Mining	6	✓	✓
Hospital & Pharmacy	6	✓	✓
Travel Haji & Umroh	6	✓	✓
Logistics	5	✓	✓
Hotel & Property	5	✓	✓
Beauty Clinic	5	✓	✓
Rental	4	✓	✓
Livestock	4	✓	✓
Fishery	4	✓	✓
Software House	4	✓	✓
Event Organizer	4	✓	✓
Satellite City	2	✓	✓
Education Foundation	2	✓	✓
Food & Beverage	1	✓	✓
Civil Construction	1	✓	✓
Garment	1	✓	✓
Agriculture	1	✓	✓
Theme Park	1	✓	✓
Data Center / IT	1	✓	✓
Sawit / Palm Oil	1	✓	✓
Feedmill	1	✓	✓
Building Management	1	✓	✓
Auditor	1	✓	✓

XERPIUMTRAVEL

Ekosistem Manajemen Travel Haji & Umroh

Data Master Travel

Hotel & Penerbangan

Paket & Fasilitas

Jamaah

Dokumen

Keberangkatan & Kepulangan

Workflow Keberangkatan

Keberangkatan

Registrasi (Sale Order)

Payment Schedule

Purchase Integration

Perlengkapan & Distribusi

📦 Template Perlengkapan

🚚 Distribusi Perlengkapan

📄 Reports

🔔 Auto Reminder

Dashboard & KPI Travel

KPI Tiles

Charts

Akuntansi Travel Haji & Umroh

Chart of Accounts Travel

Pajak Khusus Travel

Integrasi Cross-Module

Travel ↔ Accounting

Travel ↔ Inventory

Travel ↔ Purchase

Travel ↔ HR

Travel ↔ Dashboard Studio

Travel ↔ Dynamic Stage

Travel ↔ AI Assistant

Travel ↔ Multi-Company

Mengapa XERPIUM TRAVEL?

Portofolio Industri XERPIUM