User Guide — Xerpium Hotel Management

🏨

Pendahuluan

Tentang modul Hotel Management dan ruang lingkupnya

Modul Xerpium Hotel Management adalah solusi ERP terintegrasi untuk pengelolaan bisnis perhotelan. Modul ini mencakup seluruh siklus operasional dari reservasi, check-in, folio tamu, housekeeping, F&B, hingga billing, pencatatan jurnal akuntansi otomatis, dan laporan KPI real-time.

Alur Utama Bisnis

📅 Reservasi

→

✅ Konfirmasi

→

🔑 Check-In

→

📋 Folio

→

🍽️ Posting Charges

→

🚪 Check-Out

→

📄 Invoice

→

💳 Lunas

Ruang Lingkup Modul

📅

Reservasi

Walk-in, telepon, OTA, konfirmasi, deposit, availability calendar

🔑

Check-In / Check-Out

Wizard assignment kamar, registration card, proses checkout & payment

📋

Folio Tamu

Tagihan per tamu, posting charges multi-kategori, integrasi invoice

🍽️

F&B & Room Service

Order makan/minum, laundry, spa — post otomatis ke folio

🧹

Housekeeping

Jadwal cleaning per shift, work order per kamar, update status real-time

🔧

Maintenance

Work order corrective & preventive, assignment teknisi, update status kamar

🏠

Manajemen Kamar

Tipe kamar, rate plan, lantai/gedung, amenity, status real-time (kanban)

💰

Billing & Akuntansi

Folio → Invoice (account.move), pajak, chart of accounts hotel (l10n_id)

📊

Dashboard & KPI

Occupancy rate, RevPAR, revenue bulanan, sumber booking, real-time

Statistik Kapabilitas

17

Model Data

12

View XML

4

Laporan PDF

5

User Groups

⚙️

Setup & Konfigurasi Awal

Instalasi, konfigurasi, dan hak akses pengguna

Prasyarat Instalasi

ℹ️

Pastikan modul berikut sudah terinstall sebelum menginstal Hotel Management: account, sale_management, stock, vit_dashboard_studio, xerpium_dynamic_stage, l10n_id_hotel_property, report_id_hotel_property.

Langkah Instalasi

1
Buka Apps
Navigasi ke Settings → Apps → Apps. Cari "Xerpium Hotel Management".
2
Install
Klik tombol Install. Semua dependensi terinstal otomatis termasuk chart of accounts hotel Indonesia (l10n_id_hotel_property).
3
Refresh Browser
Tekan Ctrl+F5 setelah instalasi selesai. Menu "Hotel Management" akan muncul di home screen.
4
Aktivasi Chart of Accounts
Settings → Accounting → Chart of Accounts — pilih Indonesia - Hotel & Property Accounting jika belum aktif.

Pengaturan Hotel

Parameter	Keterangan	Default
Nama Hotel	Tampil di header semua laporan PDF	—
Bintang Hotel	Klasifikasi 1–5 bintang	★★★
Jam Check-In	Waktu check-in default (format HH:MM)	14:00
Jam Check-Out	Waktu check-out default (format HH:MM)	12:00
Pajak Default	Tax yang otomatis dikenakan pada folio line	—

Hak Akses (User Groups)

Group	Kemampuan
User / Front Desk	Buat & edit reservasi, folio, layanan tamu; baca master data
Housekeeper	Semua hak User + kelola jadwal housekeeping
Supervisor / Duty Manager	Semua hak Housekeeper + approve maintenance, edit kamar
Accountant / Billing	Semua hak User + akses penuh folio, invoice, pembayaran
General Manager	Akses penuh seluruh modul termasuk konfigurasi

ℹ️

Assign group di: Settings → Users & Companies → Users → pilih user → tab "Hotel Management".

🗂️

Master Data

Tipe kamar, kamar, lantai, rate plan, amenity, dan fasilitas

⚠️

Master data wajib diisi terlebih dahulu sebelum memulai transaksi. Urutan yang disarankan: Lantai → Tipe Kamar → Kamar → Rate Plan.

1. Lantai & Gedung

Field	Keterangan	Contoh
Lantai	Nama lantai (wajib diisi)	Lantai 1
Gedung/Tower	Nama gedung atau tower jika lebih dari satu	Tower A
Urutan	Urutan tampil di dropdown (angka lebih kecil = tampil pertama)	1

2. Tipe Kamar

Field	Keterangan
Nama Tipe Kamar	Standard, Deluxe, Superior, Suite, dll.
Kode	Singkatan (maks 10 karakter): STD, DLX, STE
Tipe Tempat Tidur	Single / Double / Twin / King / Queen
Kapasitas Tamu	Jumlah maksimum tamu per kamar
Harga Dasar / Malam	Rack rate default (bisa di-override di Rate Plan)
Amenity Kamar	Pilih dari master Amenity (AC, TV, WiFi, Minibar, …)
Fasilitas Hotel	Pilih dari master Fasilitas (Pool, Gym, Restaurant, …)
Foto	Upload foto kamar (tampil di kanban view)

3. Kamar

Field	Keterangan
No. Kamar	Nomor kamar unik: 101, 201, 301, Suite A, dll.
Tipe Kamar	Link ke Tipe Kamar yang sudah dibuat
Lantai	Lantai tempat kamar berada
Status	Tersedia / Terisi / Kotor / Maintenance / Diblokir

ℹ️

Status kamar berubah otomatis: saat check-in → Terisi, saat check-out → Kotor, saat housekeeping selesai → Tersedia, saat maintenance confirm → Maintenance. Gunakan Kanban View (grouped by status) untuk monitoring real-time.

4. Rate Plan

Field	Keterangan
Nama Rate Plan	Standard Weekday, Deluxe Weekend, Corporate Rate, Promo Ramadan
Tipe Kamar	Rate ini berlaku untuk tipe kamar mana
Harga / Malam	Harga override dari harga dasar tipe kamar
Tipe Rate	Rack / Corporate / OTA / Package / Promo
Mulai / Selesai	Periode berlaku rate (opsional — kosong = berlaku selamanya)

5. Tamu Hotel

Data tamu tersimpan sebagai res.partner dengan ekstensi field hotel. Centang "Tamu Hotel" untuk mengaktifkan kode tamu otomatis (GST/XXXXX) dan field VIP level.

Field Hotel	Keterangan
Kode Tamu	Auto-generate: GST/00001, GST/00002, dst.
Jenis Identitas	KTP / Passport / SIM
No. Identitas	Nomor KTP/Passport/SIM
VIP Level	Regular / Silver / Gold / Platinum
Jumlah Menginap	Terhitung otomatis dari histori folio
Total Pengeluaran	Akumulasi total invoice yang lunas

📅

Reservasi

Membuat dan mengelola booking tamu hotel

Membuat Reservasi Baru

1
Isi Data Tamu
Pilih tamu dari daftar atau buat tamu baru. Sistem otomatis menyarankan tamu yang pernah menginap sebelumnya.
2
Tentukan Tanggal
Isi tanggal Check-In dan Check-Out. Field "Malam" terhitung otomatis.
3
Tambah Baris Kamar
Di tab "Daftar Kamar", klik Tambah Baris. Pilih Tipe Kamar — harga otomatis terisi dari base price. Opsional: langsung assign No. Kamar (bisa juga dilakukan saat check-in).
4
Pilih Sumber Booking
Tentukan Sumber (Walk-In/Telepon/OTA/dll) dan Channel (Direct/Booking.com/Traveloka/dll). Ini penting untuk analitik booking source di dashboard.
5
Isi Deposit (opsional)
Masukkan jumlah deposit yang diterima, centang "Deposit Dibayar" jika sudah diterima tunai/transfer.
6
Konfirmasi
Klik tombol Konfirmasi di header. Nomor reservasi (RES/2026/NNNNN) dikunci.

Status Reservasi

Draft Dikonfirmasi Check-In Check-Out Dibatalkan No Show

Availability Calendar

Klik ikon Kalender di kanan atas list view untuk melihat semua reservasi dalam tampilan kalender bulanan. Setiap blok berwarna berdasarkan status reservasi. Berguna untuk melihat ketersediaan kamar di periode tertentu.

⚠️

Reservasi status No Show dapat di-mark jika tamu tidak datang di tanggal check-in. Gunakan tombol "No Show" yang muncul pada reservasi berstatus Dikonfirmasi.

Shortcut Tiba & C/O Hari Ini

Menu Tiba Hari Ini menampilkan daftar reservasi Dikonfirmasi yang check-in-nya hari ini. Menu Check-Out Hari Ini menampilkan tamu yang harus check-out hari ini. Gunakan kedua menu ini sebagai dashboard operasional harian front desk.

🔑

Check-In

Proses penerimaan tamu dan pembuatan folio

Alur Check-In

1
Buka Reservasi Tamu
Dari menu Tiba Hari Ini atau cari di daftar Reservasi. Pastikan status Dikonfirmasi.
2
Klik "Check-In"
Tombol biru Check-In di header form reservasi. Sistem akan membuka wizard Check-In.
3
Assign Kamar
Di wizard, dropdown No. Kamar otomatis memfilter kamar berstatus Tersedia sesuai Tipe Kamar. Pilih kamar yang akan digunakan tamu.
4
Klik "Check-In Sekarang"
Sistem otomatis: membuat Folio (FOL/2026/NNNNN), posting charge kamar ke folio, mengubah status kamar menjadi Terisi, status reservasi → Check-In.
5
Cetak Registration Card
Dari form Reservasi: klik Print → Registration Card. Minta tamu tanda tangan. Arsipkan salinan fisik atau simpan digital.

✅

Setelah check-in berhasil, tombol "Folio" (stat button) muncul di form reservasi. Klik untuk langsung membuka folio tamu.

Registration Card (PDF)

Registration Card berisi: nama tamu, jenis identitas, tanggal check-in/out, daftar kamar beserta harga, estimasi total, permintaan khusus, dan area tanda tangan tamu & petugas front desk. Dicetak otomatis dalam format A4.

📋

Folio & Tagihan Tamu

Pengelolaan tagihan lengkap selama masa menginap

Folio adalah dokumen tagihan utama tamu selama menginap. Dibuat otomatis saat check-in dan mencatat semua charges (kamar, F&B, laundry, dll.).

Komponen Folio

Area	Keterangan
Header	No. Folio (FOL/…), Tamu, Kamar Utama, Tanggal C/I & C/O, Status
Tab Tagihan	Daftar semua baris tagihan: kamar, F&B, laundry, service, minibar
Ringkasan	Subtotal, Pajak, Total, Sudah Dibayar, Sisa Tagihan
Tab Layanan	Daftar room service/F&B yang terhubung ke folio ini

Tipe Baris Tagihan (Line Type)

Kamar F&B Laundry Room Service Minibar Transport Lainnya

Menambah Tagihan Manual

Klik tombol "+ Posting Tagihan" di header folio untuk membuka form tambah tagihan. Pilih produk, masukkan qty & harga. Atau langsung klik Tambah Baris di tabel tagihan (editable inline).

ℹ️

Tagihan kamar diposting otomatis saat check-in berdasarkan harga dari baris reservasi. Tagihan F&B dan layanan lain masuk melalui order hotel.service (Room Service & F&B) yang di-post ke folio.

🍽️

Room Service & F&B

Pengelolaan order layanan tamu dan posting ke folio

Alur Order Layanan

1
Pilih Folio
Link order ke folio tamu yang aktif. Kamar dan nama tamu otomatis terisi dari folio.
2
Pilih Tipe Layanan
F&B / Laundry / Spa & Wellness / Transport / Tour / Lainnya.
3
Tambah Item
Tambah baris produk. Pilih dari katalog produk hotel (Sarapan, Kopi, Nasi Goreng, Laundry Kemeja, dll.).
4
Konfirmasi Order
Klik Konfirmasi → order diteruskan ke bagian terkait (dapur/laundry).
5
Mark Terkirim
Setelah pesanan diantarkan ke kamar, klik Terkirim.
6
Post ke Folio
Klik Post ke Folio — baris tagihan otomatis ditambahkan ke tab Tagihan di folio tamu. Status order berubah menjadi Diposting.

Status Order Layanan

Draft Dikonfirmasi Terkirim Diposting ke Folio Dibatalkan

⚠️

Order layanan yang sudah berstatus Diposting tidak bisa dibatalkan. Jika ada kesalahan, hapus baris tagihan langsung dari folio.

🧹

Housekeeping

Jadwal kebersihan kamar dan manajemen shift

Membuat Jadwal Housekeeping

1
Buat Jadwal Baru
Tentukan Tanggal, Shift (Pagi/Siang/Malam), dan Supervisor yang bertugas.
2
Tambah Daftar Kamar
Di baris kamar: pilih No. Kamar, Housekeeper, Jenis Tugas (Cleaning/Turndown/Deep Clean/Inspeksi/C/O Clean), dan Prioritas.
3
Mulai Shift
Klik Mulai — status jadwal berubah ke Dalam Proses, semua baris kamar berubah ke Dalam Proses.
4
Update Status Per Kamar
Housekeeper update baris kamar: klik Mulai (saat mulai bersihkan kamar) → Selesai (selesai bersih) → Inspeksi (setelah diinspeksi supervisor). Status kamar di master otomatis berubah ke Tersedia saat inspeksi.
5
Tutup Jadwal
Klik Selesai — semua kamar harus berstatus Done/Inspeksi. Progress bar menunjukkan persentase penyelesaian.

Status Housekeeping

Draft Dalam Proses Selesai

ℹ️

Kamar yang berstatus Kotor (setelah check-out) otomatis diprioritaskan untuk jadwal housekeeping. Gunakan filter "Kotor" di master Kamar untuk melihat daftar kamar yang perlu dibersihkan.

🔧

Maintenance

Work order perawatan dan perbaikan kamar/fasilitas

Membuat Work Order Maintenance

1
Laporkan Kerusakan
Isi No. Kamar / Lokasi, Tipe (Corrective/Preventive), Prioritas (Normal/Prioritas/Urgent), dan Deskripsi Kerusakan.
2
Konfirmasi
Supervisor klik Konfirmasi. Status kamar otomatis berubah ke Maintenance (kamar tidak muncul di dropdown check-in).
3
Assign & Jadwalkan
Isi field Ditugaskan Ke dan Jadwal Pengerjaan.
4
Mulai Pengerjaan
Teknisi klik Mulai Pengerjaan saat memulai perbaikan.
5
Selesai
Isi Penyelesaian (deskripsi perbaikan yang dilakukan). Klik Selesai. Status kamar otomatis kembali ke Tersedia.

Status Maintenance

Draft Dikonfirmasi Dalam Proses Selesai Dibatalkan

⚠️

Kamar berstatus Maintenance tidak akan muncul di dropdown pilihan kamar pada wizard Check-In. Selesaikan atau batalkan work order maintenance sebelum kamar bisa di-assign ke tamu.

🚪

Check-Out & Billing

Proses checkout, pembayaran, dan pembuatan invoice

Alur Check-Out

1
Buka Folio Tamu
Dari menu Check-Out Hari Ini atau cari folio tamu. Pastikan semua room service sudah diposting ke folio.
2
Review Tagihan
Periksa semua baris tagihan di tab Tagihan. Tambah charge yang belum masuk (minibar, telepon, dsb.).
3
Cetak Folio
Klik Print → Folio / Bill untuk mencetak tagihan dan ditunjukkan ke tamu.
4
Proses Check-Out
Klik tombol Check-Out di header folio — muncul wizard Check-Out.
5
Masukkan Pembayaran
Di wizard: isi Pembayaran Saat Ini dan pilih Metode Pembayaran (Tunai/Transfer/Kartu Kredit/OTA/Korporat). Centang "Buat Invoice Sekarang" jika ingin langsung membuat invoice XERPIUM.
6
Konfirmasi
Klik Proses Check-Out. Status folio → Check-Out, kamar → Kotor (siap untuk jadwal HK), reservasi → Check-Out.
7
Invoice & Kwitansi
Sistem membuka invoice XERPIUM (account.move) yang sudah terisi otomatis dari baris folio. Klik Konfirmasi di invoice untuk memposting ke buku besar. Cetak kwitansi dari folio sebagai bukti pembayaran.

Metode Pembayaran

Metode	Keterangan
Tunai	Pembayaran langsung di kasir — catat di field Sudah Dibayar
Transfer Bank	Transfer ke rekening hotel — verifikasi slip transfer
Kartu Kredit / Debit	Swipe EDC — input nominal yang diterima
OTA / Virtual Account	Untuk tamu booking via Traveloka, Booking.com, dll. — biasanya sudah termasuk deposit
Korporat / Invoice	Tagihan dikirim ke perusahaan — buat invoice terpisah ke company partner

✅

Setelah invoice terkonfirmasi dan pembayaran dicatat di XERPIUM Accounting, status folio akan berubah otomatis menjadi Lunas (jika field Amount Paid sama dengan Total).

📒

Jurnal Akuntansi Otomatis

Pencatatan akuntansi di setiap tahapan transaksi hotel

Setiap transaksi hotel yang berkaitan dengan pendapatan atau biaya akan menghasilkan jurnal akuntansi di modul Accounting → Journal Entries. Berikut adalah rincian jurnal untuk setiap skenario.

ℹ️

Semua akun menggunakan Chart of Accounts Indonesia — Hotel & Property (l10n_id_hotel_property). Kode akun menggunakan prefix HTP (Hotel & Property). Pastikan Chart of Accounts sudah diaktifkan di Settings → Accounting.

1. Penerimaan Deposit Reservasi

Saat tamu membayar deposit saat reservasi dikonfirmasi.

JURNAL DEPOSIT RESERVASI

Akun	Kode	Debit (Dr)	Kredit (Cr)
Kas / Bank	`HTP-1110`	Rp xxx.xxx	—
Pendapatan Diterima Dimuka (Deposit Tamu)	`HTP-2130`	—	Rp xxx.xxx
Keterangan: Jurnal dibuat manual di Accounting saat deposit diterima.		Rp xxx.xxx	Rp xxx.xxx

2. Invoice Folio — Pendapatan Kamar

Saat Invoice dikonfirmasi (Posted) dari folio tamu untuk charge kamar.

JURNAL PENDAPATAN KAMAR

Akun	Kode	Debit (Dr)	Kredit (Cr)
Piutang Tamu (Account Receivable)	`HTP-1210`	Rp xxx.xxx	—
Pendapatan Sewa Kamar	`HTP-4110`	—	Rp xxx.xxx
PPN Keluaran (10% / 11%)	`HTP-2110`	—	Rp xxx.xxx
Dibuat otomatis saat klik "Konfirmasi" di invoice XERPIUM (account.move).		Rp xxx.xxx	Rp xxx.xxx

3. Invoice Folio — Pendapatan F&B & Room Service

Baris folio dengan line_type = fnb / service / laundry.

JURNAL PENDAPATAN F&B & LAYANAN

Akun	Kode	Debit (Dr)	Kredit (Cr)
Piutang Tamu	`HTP-1210`	Rp xxx.xxx	—
Pendapatan F&B	`HTP-4120`	—	Rp xxx.xxx
Pendapatan Laundry & Jasa Lain	`HTP-4130`	—	Rp xxx.xxx
PPN Keluaran	`HTP-2110`	—	Rp xxx.xxx
Semua baris folio digabung dalam satu invoice yang sama.		Rp xxx.xxx	Rp xxx.xxx

4. Penerimaan Pembayaran Tamu

Saat tamu melakukan pembayaran (Register Payment di invoice XERPIUM).

JURNAL PENERIMAAN PEMBAYARAN

Akun	Kode	Debit (Dr)	Kredit (Cr)
Kas / Bank	`HTP-1110`	Rp xxx.xxx	—
Piutang Tamu	`HTP-1210`	—	Rp xxx.xxx
Dibuat otomatis saat klik "Register Payment" di invoice XERPIUM.		Rp xxx.xxx	Rp xxx.xxx

5. Offset Deposit ke Piutang

Saat deposit yang diterima sebelumnya di-offset ke piutang tamu saat checkout.

JURNAL OFFSET DEPOSIT

Akun	Kode	Debit (Dr)	Kredit (Cr)
Pendapatan Diterima Dimuka (Deposit)	`HTP-2130`	Rp xxx.xxx	—
Piutang Tamu	`HTP-1210`	—	Rp xxx.xxx
Jurnal manual: buat Credit Note atau Payment terhadap invoice tamu dengan menandai "Deposit".		Rp xxx.xxx	Rp xxx.xxx

6. Pembelian Supplies & Amenity

Saat hotel membeli perlengkapan kamar (sabun, handuk, minibar stock, dll.).

JURNAL PEMBELIAN SUPPLIES

Akun	Kode	Debit (Dr)	Kredit (Cr)
Persediaan / Biaya Supplies Kamar	`HTP-1410 / HTP-5210`	Rp xxx.xxx	—
PPN Masukan	`HTP-1510`	Rp xxx.xxx	—
Hutang Usaha / Kas	`HTP-2010 / HTP-1110`	—	Rp xxx.xxx
Dibuat otomatis dari modul Purchase (Vendor Bill).		Rp xxx.xxx	Rp xxx.xxx

7. Biaya Operasional Hotel

Pencatatan biaya rutin operasional hotel (listrik, air, gaji, maintenance, dll.).

JURNAL BIAYA OPERASIONAL

Akun	Kode	Debit (Dr)	Kredit (Cr)
Biaya Gaji & Upah (HK/FO/FB)	`HTP-5110`	Rp xxx.xxx	—
Biaya Listrik & Air	`HTP-5310`	Rp xxx.xxx	—
Biaya Maintenance & Repair	`HTP-5320`	Rp xxx.xxx	—
Biaya Supplies & Guest Amenity	`HTP-5210`	Rp xxx.xxx	—
Kas / Bank / Hutang Usaha	`HTP-1110 / HTP-2010`	—	Rp xxx.xxx
Dibuat manual via Accounting → Journal Entries, atau otomatis dari Vendor Bills.		Rp xxx.xxx	Rp xxx.xxx

8. Pembatalan Reservasi (Cancellation Fee)

Jika tamu membatalkan dan hotel memotong cancellation fee dari deposit.

JURNAL CANCELLATION FEE

Akun	Kode	Debit (Dr)	Kredit (Cr)
Pendapatan Diterima Dimuka (Deposit)	`HTP-2130`	Rp xxx.xxx	—
Pendapatan Cancellation Fee	`HTP-4140`	—	Rp xxx.xxx
Kas / Hutang Refund ke Tamu	`HTP-1110 / HTP-2020`	—	Rp xxx.xxx (sisa deposit)
Jurnal manual di Accounting sesuai kebijakan cancellation policy hotel.		Rp xxx.xxx	Rp xxx.xxx

Ringkasan Alur Akuntansi End-to-End

Event	Dr	Cr	Otomatis?
Terima Deposit	Kas / Bank	Deposit Diterima Dimuka	Manual
Invoice Terkonfirmasi	Piutang Tamu	Pendapatan Kamar / F&B / Jasa + PPN	✅ Otomatis (XERPIUM)
Pembayaran Tamu	Kas / Bank	Piutang Tamu	✅ Otomatis (Register Payment)
Offset Deposit	Deposit Diterima Dimuka	Piutang Tamu	Manual
Beli Supplies	Persediaan + PPN Masukan	Hutang / Kas	✅ Otomatis (Vendor Bill)
Biaya Gaji / Listrik	Biaya Operasional	Kas / Hutang	Manual / HR Payroll

📊

Dashboard & Laporan

KPI real-time dan laporan operasional hotel

Dashboard Hotel Management

Dashboard otomatis ter-refresh setiap 60 detik dan menampilkan KPI utama operasional hotel secara real-time.

KPI Tiles (Baris Atas)

KPI	Definisi	Sumber Data
Kamar Tersedia	Jumlah kamar berstatus "Tersedia" saat ini	hotel.room (status=available)
Kamar Terisi	Jumlah kamar berstatus "Terisi" saat ini	hotel.room (status=occupied)
Kamar Kotor (HK)	Kamar perlu dibersihkan — antrian housekeeping	hotel.room (status=dirty)
Tiba Hari Ini	Reservasi Dikonfirmasi dengan check-in = hari ini	hotel.reservation
Check-Out Hari Ini	Tamu check-in dengan checkout = hari ini	hotel.reservation
Folio Open	Folio berstatus Open atau Check-Out (belum diinvoice)	hotel.folio
Piutang Belum Lunas	Total amount_due dari folio aktif (bukan cancelled/paid)	hotel.folio
HK Menunggu	Jadwal housekeeping berstatus "Dalam Proses"	hotel.housekeeping

Grafik & Chart

Chart	Tipe	Periode
Revenue Bulanan	Bar chart	12 bulan terakhir
Sumber Booking	Donut chart	3 bulan terakhir
Tren Occupancy 30 Hari	Area chart	30 hari terakhir
Revenue by Tipe Kamar	Bar horizontal	12 bulan terakhir

Laporan PDF

Laporan	Cara Cetak	Isi
Registration Card	Form Reservasi → Print → Registration Card	Data tamu, kamar, tanggal, estimasi total, tanda tangan
Folio / Bill	Form Folio → Print → Folio / Bill	Semua baris tagihan, subtotal, pajak, total, sisa tagihan
Kwitansi Pembayaran	Form Folio → Print → Kwitansi Pembayaran	Bukti penerimaan pembayaran tamu
Arrival List	List Reservasi → Print → Arrival List	Daftar semua tamu yang tiba dalam range tanggal pilihan

Laporan Akuntansi (dari XERPIUM Accounting)

Laporan	Menu
Laporan Laba Rugi	Accounting → Reporting → Profit & Loss
Neraca	Accounting → Reporting → Balance Sheet
Arus Kas	Accounting → Reporting → Cash Flow Statement
Buku Besar	Accounting → Reporting → General Ledger
Umur Piutang	Accounting → Reporting → Aged Receivable

❓

FAQ & Troubleshooting

Pertanyaan umum dan solusi masalah yang sering terjadi

Kamar tidak muncul di dropdown saat check-in — kenapa?

Dropdown kamar difilter otomatis berdasarkan Tipe Kamar dan hanya menampilkan kamar berstatus Tersedia. Pastikan kamar tidak berstatus Terisi, Kotor, Maintenance, atau Diblokir. Cek dan update status kamar di Master Data → Kamar.

Baris room service tidak muncul di folio padahal sudah dikonfirmasi.

Order layanan perlu secara eksplisit di-post ke folio. Buka order layanan di Operasional → Room Service & F&B, klik tombol "Post ke Folio". Status order harus berubah menjadi "Diposting ke Folio".

Setelah check-out, kamar langsung berstatus Tersedia — mestinya Kotor dulu.

Ini adalah perilaku yang benar: saat check-out kamar berubah ke Kotor. Kamar baru berubah ke Tersedia setelah housekeeping menyelesaikan pekerjaan (klik Selesai atau Inspeksi di baris jadwal HK). Jika langsung Tersedia, periksa apakah ada action_done di housekeeping_line yang tereksekusi di luar alur normal.

Tombol "Buat Invoice" tidak muncul di folio.

Tombol Buat Invoice hanya muncul jika status folio Open atau Check-Out. Jika invoice sudah dibuat sebelumnya, tombol berganti menjadi "Lihat Invoice". Pastikan folio tidak berstatus Dibatalkan.

Dynamic stages di header reservasi/folio tidak muncul.

Pastikan modul xerpium_dynamic_stage sudah terinstall dan file dynamic_stage_data.xml sudah termuat (lihat di Settings → Technical → Actions → Server Actions atau cek Sequences & Identifiers). Jika stages masih kosong, jalankan: ./XERPIUM-bin -d DB_NAME -u xerpium_hotel_management

Chart of Accounts hotel tidak aktif — akun HTP tidak ditemukan.

Masuk ke Accounting → Configuration → Chart of Accounts. Klik "Load Chart of Accounts" dan pilih Indonesia - Hotel & Property Accounting. Jika sudah pernah install l10n_id_hotel_property, chart ini tersedia otomatis. Restart server jika perlu.

Bagaimana cara melihat histori semua transaksi satu tamu?

Buka Master Data → Tamu, pilih tamu, klik stat button "Menginap" untuk melihat semua folio, atau klik tombol "Lihat Reservasi" untuk semua reservasi. Dari sana, klik invoice terkait untuk melihat jurnal akuntansi lengkap.

Apakah bisa membuat reservasi untuk beberapa kamar sekaligus?

Ya. Di form Reservasi, tab "Daftar Kamar" mendukung banyak baris. Setiap baris mewakili satu kamar/tipe kamar. Assignment nomor kamar spesifik dilakukan di wizard Check-In (satu baris per kamar).

Bagaimana alur untuk tamu korporat yang tagihan dikirim ke perusahaan?

1. Pada field Tamu di reservasi, pilih nama perusahaan (bukan individual).
2. Di folio, field guest_id akan mengarah ke perusahaan.
3. Pilih Metode Pembayaran: Korporat / Invoice.
4. Saat "Buat Invoice", invoice dikirim ke alamat perusahaan.
5. Bagian Accounting mengirim invoice ke perusahaan dan memantau pembayaran via Aged Receivable.

Harga & Lisensi

Informasi harga berlangganan dan opsi deployment untuk Xerpium Hotel Management.

💰 Harga Berlangganan

☁

SaaS Cloud

Hosted & Managed oleh Xerpium

Rp 150.000

per user / per bulan, dibayar tahunan

✓ Semua fitur Hotel Management
✓ Auto backup & security
✓ Update otomatis
✓ Support 8x5 via ticket

🏢

On Premise

Install di server sendiri

Hubungi Kami

Lisensi tahunan + dukungan

✓ Lisensi full source
✓ Customization tersedia
✓ Priority support 24x7
✓ Konsultasi implementasi

🛠

Kustomisasi

Sesuai kebutuhan bisnis

Call / WA

Diskusikan kebutuhan Anda

✓ Modul tambahan
✓ Integrasi sistem existing
✓ Rekayasa ulang proses
✓ Pelatihan & pendampingan

📞 Hubungi kami untuk informasi lebih lanjut & demo: xerpium.com

Harga referensi mengacu pada skema lisensi XERPIUM Enterprise (Rp 150.000/user/bulan, paid annually). Untuk On Premise dan kustomisasi, silakan hubungi tim Xerpium untuk penawaran khusus sesuai kebutuhan infrastruktur dan kompleksitas bisnis Anda.